PRAWO ŁATWIEJ

Mailing – co możemy w nim zawrzeć?

13.02.2019

Mailing – co możemy w nim zawrzeć?

Kancelaria Dubiel & Sawinda

Kancelaria Dubiel & Sawinda

Jeżeli spytamy grupę klientów, żeby podali jakieś skojarzenie z reklamą, możemy usłyszeć słowo „uporczywa”. W dzisiejszych czasach przedsiębiorcy walą drzwiami i oknami. Reklamy znajdziemy nie tylko na stronach, które przeglądamy – co dziennie nasze skrzynki pocztowe zasypują setki wiadomości klasyfikowanych jako SPAM, niechciane reklamy. Jesteś przedsiębiorcą z ciekawą ofertą i nie wiesz co zrobić, żeby Twoja wiadomość nie wpadała do SPAMu? Co można zrobić, żeby mailing był jak najbardziej zgodny z prawem?

 

 

E-mail marketing – co to takiego?

 

 

Dzisiaj mało kto poświęca mu uwagę, wiec jak to możliwe, że irytujące wiadomości reklamowe są troszkę jak moda na noszenie kaloszy jesienią – uporczywie wracają? W mailingu zwykle wysyłamy określoną ofertę, żeby przyciągnąć zainteresowanie klienta. Kto się nigdy nie złamał i nie zajrzał, niech pierwszy rzuci kamień. Po roku przerwy w treningu na widok reklamy naszej sieci siłowni zdarzy nam się otworzyć tego maila i sprawdzić ceny. Już wówczas to, co osoba projektująca mailing wymyśliła, zaczyna na nas działać.

 

 

Wielu specjalistów do spraw reklamy online wierzy, że mailing rzeczywiście jest skuteczny w budowaniu relacji i pozyskiwaniu klientów. Można zrobić za jego pomocą naprawdę wiele – wysyłać newsletteru, zapraszać do skorzystania z wydarzeń organizowanych przez firmę, wysyłać emaile transakcyjne informujące o statusie zamówienia, składanie za ich pomocą życzeń urodzinowych – te małe czynności pomagają utrzymywać kontakt z klientem. To działa już na poziomie jego podświadomości, budując jego zaufanie do marki. Możesz także za pomocą wiadomości mailowej informować o nowej ofercie, rabatach. Tak naprawdę możliwości wykorzystania mailingu w kampanii nie są ograniczone przez nic więcej niż Twoją kreatywność… i prawo w niektórych kwestiach.

 

 

Mailing a prawo

 

 

Trzeba pamiętać, że ta forma reklamy również jest działalnością, która musi być prowadzona w zgodzie z polskim prawem. Szczególnie jako przedsiębiorcy powinniśmy poświęcić chwilkę, żeby dowiedzieć się, jakie chwyty są dozwolone.

 

 

W Polsce ta forma reklamowania swoich usług lub produktów jest regulowana m.in. przez Rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czyli RODO – z niego dowiemy się jak powinno przebiegać pozyskiwanie, przetwarzanie oraz obrót danymi osobowymi. RODO dotyczy całej Unii Europejskiej, znacznej liczby branż i rodzajów działalności. Z tego powodu są to przepisy raczej ogólne, nie zawierające informacji co do sposobów ochrony danych osobowych. To administrator danych osobowych może wybrać, w jaki sposób będzie ochraniał te informacje. O RODO łatwiej jest pisać w kontekście konkretnej działalności, dlatego w tym artykule napiszemy więcej o zasadach dotyczących wysyłki newsletterów i pojedynczych ofert handlowych.

 

 

W porządku krajowym ustawa Prawo Telekomunikacyjne zabrania wykorzystywania automatycznych systemów wywołujących w celu stosowania marketingu bezpośredniego, jeżeli wcześniej abonent nie wyrazi zgody na takie działanie. Do mailingu odnoszą się także ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów, ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i przepisy regulujące zasady reklamy i promocji konkretnych grup produktów. Do sytuacji, w których nie mają zastosowania konkretne ustawy, wzrok należy skierować w stronę Kodeksu cywilnego.

 

 

A skąd wziąć bazę danych?

 

 

Po pierwsze przypomnieć należy, że prawo nie działa wstecz, dlatego dla danych zebranych po wejściu RODO nie trzeba na całe szczęście uzyskiwać ponownej zgody na ich przetwarzanie. Niemniej jednak na przetwarzającym spoczywa obowiązek poinformowania osób, które dane dotyczą, o konkretnych aspektach przetwarzania oraz związanych z nimi uprawnieniach tych osób. Zmiany dotyczą w znacznej mierze sposobu zbierania nowych danych, o którym pisaliśmy wyżej. Warto wspomnieć, że nowe rozporządzenie nie odbiera przedsiębiorcom możliwości uzyskiwania bardzo szczegółowych danych, ale konieczne jest, aby był on w stanie uzasadnić potrzebę ich pobierania. Sens podawania dokładnych danych adresowych pojawia się np. wówczas, gdy przedsiębiorca prowadzi sprzedaż na terenie całego kraju i chce wysyłać oferty dotyczące punktów sprzedaży w okolicy konkretnego użytkownika.

 

 

Istnieją na rynku firmy, które zajmują się zbieraniem danych na własną rękę lub kupują bazy danych od podmiotów zajmujących się pozyskiwaniem danych osobowych. Firma, która przetwarza dane musi zgodnie z RODO posiadać dokument, który określa wszelkie cele wykorzystywania danych oraz opisuje w jaki sposób firma dba o ich bezpieczeństwo. W dokumencie znajdziemy również dane osób, które są administratorami tych danych.

 

 

Czy nasze dane są bezpieczne?

 

 

Zgodnie z zapisami z RODO firma, która dopuści się zaniedbania w kwestii ochrony danych osobowych ma obowiązek zgłoszenia tego faktu. To oznacza, że poinformować musi o np. ataku hakerskim na bazę danych, ale także przyznać się do niedopełnienia swoich obowiązków, jeżeli będzie miało to miejsce. Zgłoszenie „autodonosu” musi mieć miejsce w ciągu 72 godzin od wykrycia problemu. Powinno również zawierać informację o środkach, które zostały podjęte w celu zmniejszenia możliwych szkód.

 

 

Z RODO nie ma żartów, bo za naruszenie prawa grożą bardzo surowe sankcje – maksymalna kara to nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy. Stać Cię na to? Jeżeli potrzebujesz pomocy specjalisty, zgłoś się o pomoc do radcy prawnego.

 

 

Nie ma zgody – nie ma mailingu

 

 

Jeżeli będziemy trzymać się tej zasady, wszystko będzie dobrze. Mailing warto wysyłać tym klientom, którzy wyrazili na niego zgodę:

 

 

a) Dlatego, że mogą być nim rzeczywiście zainteresowani

 

b) Nie mogą podnosić argumentu, że są nagabywani bez pozwolenia

 

 

Większość firm wykorzystuje checkbox. Korzystając z usług lub przechodząc na kolejne podstrony konieczne jest podanie adresu e-mail i zaznaczenie zgód marketingowych. Nie chcesz wyrażać na nie zgody? Będzie ciężko funkcjonować w Internecie, ale masz do tego prawo. Zwracaj uwagę na to, co zaznaczasz wysyłając swój adres mailowy przy rejestracji w sklepach internetowych, uzyskiwaniu dostępu do darmowych usług lub produktów i wysyłając zapytania przez formularze kontaktowe.

 

 

Zgoda musi składać się z kilku elementów. Przede wszystkim trzeba podać dane dotyczące zgody, podmiot, który ma prawo do wykorzystywania danych oraz cel ich wykorzystywania. Danymi mogą być wszystkie informacje wprowadzane do formularza – adres mailowy, tradycyjny, numer telefonu. Zgody dotyczą najczęściej dwóch celów – zbierane są zgody na wysyłanie informacji handlowej na pocztę mailową oraz na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych. Jeden checkbox na jedną zgodę. Nigdy kilka zgód pod jednym checkboxem. Dodatkowo podmiot zbierający dane jest zobowiązany do podania własnych danych kontaktowych, a także poinformowania wyrażającego zgodę o czasie przechowywania danych, a także prawie do wglądu do danych, zmiany danych i ich usunięcia z bazy, wycofania zgody na przetwarzanie danych, przeniesienia danych oraz prawie do wniesienia skargi.

 

 

Nie każda zgoda, którą „wymusimy” na kliencie jest prawidłowa. Zapytanie i wyrażenie zgody powinno być jasne i wyraźne. Nie można ukrywać zgody, np., w treści regulaminu. Nie można też łączyć akceptacji regulaminu i wyrażenia zgody na mailing w jednym punkcie. Zgoda nie powinna też być wymuszana, tj. w sytuacji, kiedy świadczymy użytkownikowi odpłatną usługę i wymagamy od niego akceptacji zgody. Przy bezpłatnym udostępnianiu jakiegoś produktu lub usługi, można wymagać akceptacji zgody, wówczas – co warto zauważyć – nasze dane osobowe stają się w pewnym sensie walutą.

 

 

Jak nie SPAMować?

 

 

Tak jak w wielu reklamach – warto unikać wrażliwych wyrażeń. „ZA DARMO”, „100% FREE”, „SEKS”, całkiem możliwe, że te i wiele innych sformułowań zmniejszy naszą szansę na przedostanie się przez antyspamowe sito.

 

 

Liczy się też ilość tekstu w stosunku do ilości grafiki, ilość odbiorców, do których jednorazowo treść została wysłana, temat wiadomości – raczej warto sobie podarować pisanie WIELKIMI LITERAMI! Filtry dokładnie oceniają każdą właściwość wiadomości. Jeżeli dostanie ona za dużo „punktów karnych”, nasz super e-mail marketing wyląduje w koszu, a raczej w spamie, a niedługo później w koszu.

 

 

Jeżeli to możliwe, to warto także zrezygnować z załączników, które podejrzanie wyglądają nie tylko dla programów antyspamowych, ale też dla internautów.

 

 

No i szanuj swoich ewentualnych klientów. Bez tego nie znajdziesz zbyt wielu, a możesz zbudować sobie złą opinię.

ZOBACZ WSZYSTKIE

Dubiel & Sawinda 2017 Wszelkie Prawa Zastrzeżone Projekt & Realizacja Strony internetowe Warszawa